最終更新日 2024年11月20日
学校で課外活動や趣味の集まりなどのサークルに所属しているメンバー同士の親睦と交流を深めるイベントとして、昔から定番となっているのがサークル旅行です。
このような場合、幹事となる人を選んだ上で、その人にあらゆる手配を一任するのが通例ですが、逆に幹事にとなった立場からすれば、何から手をつけてよいのかわからずに困惑してしまうのが実情といえるでしょう。
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予定日から逆算して早めに行動を起こす
まずはサークル旅行のプランニングの手順を押さえておいて、予定日から逆算して早めに行動を起こすのが一番です。
もしもサークル旅行の日付がまだ決まっていないのであれば、最初にすべきこととしては日程調整が挙げられます。
例年の活動実績をもとにしておおまかな開催時期を決めたら、メンバーに回覧や個別のアンケートで都合を聞いておき、より多くの人が参加できる日程を固めるのがよいでしょう。
日程が決まったあとでもう一度参加するかどうかの意向確認をしておくと、急な予定変更が避けられます。
行き先のチョイス
その次に具体的なプランニングとなりますが、何を目的として活動しているサークルであるのかによって、当然ですが行き先のチョイスは異なります。
サークル旅行そのものは親睦が主目的であるとして、たとえばスポーツ活動をしているサークルであれば行き先に球技場などがあったほうがうれしいはずですし、歴史系のサークルであれば神社仏閣や城跡などの興味を引くスポットがあることが望ましいといえます。
もちろん日頃の活動の延長線で考えるのではなく、ハイキングやカラオケなどの特別な体験ができることを優先する方法もあります。
このように旅行をする上での方向性が明確になれば、行き先を絞り込むことができます。
鉄道・バスなどの旅程、宿泊するホテルの選定
ここからは具体的な経由地や鉄道・バスなどの旅程、宿泊するホテルの選定となりますが、この作業はひとりで努力するのではなく、プロにまかせてしまうのも有効です。
すなわち旅行会社の営業担当者を直接呼び出して依頼したり、最近ではインターネット経由の無料の見積もり依頼サイトなどもありますので、こうしたサイトを使う方法もあります。
こちらの要望を受けて、具体的なプランの候補を作成した上で、必要となる金額についても提示してもらえるはずです。
まとめ
ここまでくればあとは個別の調整となりますので、たとえば予算オーバーなサービスを削って予算内におさまるようにしたり、性別や年代などにもとづいて宿泊の際の部屋割をしたりします。
そして参加者に正式な日程と場所を通知して負担金を徴収し、あとは旅行会社にきっぷなどの手配を依頼すれば終了です。
